Minggu ke 2 November saya dapat email dari sensei melalui pembimbing S2 saya untuk selalu mengecek website MEXT. Nah website-nya ada 2 versi, versi bahasa Jepang dan versi Bahasa Inggris. Karena saya nggak bisa bahasa Jepang, saya dikasih alamat sama sensei yang versi bahasa Inggris, ini alamatnya http://www.mext.go.jp/en/. Tapi informasi disini kurang update, dan akhirnya saya buka versi Jepang-nya dengan konsekuensi tiap hari saya translate update pengumuman terbaru dengan Google Translate. Dan pengumuman itu keluar di minggu terakhir November full dalam bahasa Jepang yang akhirnya saya download semua dokumen dan translate dengan jasa Google translate lagi. Beruntungnya, baru setengah saya translate, teman saya mahasiswa Jepang diminta sensei untuk menerjemahkan informasi tersebut ke saya (Alhamdulillah.. nggak perlu menghabiskan waktu berhari-hari untuk translate).

Minggu pertama Desember perjuangan dimulai. Disela-sela ngasisten dan persiapan wisuda, saya coba meminta rekomendasi Dekan Fakultas Pertanian. Hari pertama, gagal karena Dekan juga sedang gladi resik untuk wisuda esok hari. Sebenarnya untuk wisuda sendiri saya tidak ada persiapan khusus, tapi karena keluarga ke sini rasanya nggak etis kalau saya malah mengerjakan yang lain. Saya sendiri nggak ikut gladi resik, karena nggak ada teman (di Prodi saya cuma berdua yang wisuda) dan saya sudah pernah ikut gladi resik zaman S1 yang isinya kurang lebih sama, dan saya lebih memilih masuk kelas praktikum yang waktu itu sedang presentasi akhir kelompok. Perjuangan dilanjutkan pasca wisuda, saya langsung bertemu Pak Dekan dan Alhamdulillah beliau welcome. Anw, beasiswa S2 saya dulu juga salah satunya atas rekomendasi dari beliau yang waktu itu masih Ketua Departemen.  

TOEFL done, Rekomendasi Done, the Next adalah Ijazah dan Transkrip. Untuk Pascasarjana ini bener-bener ribet sekali urusannya. Ijazah baru bisa diambil seminggu setelah wisuda, nah selanjutnya saya harus mengajukan legalisir dan permohonan pengajuan translate ijazah ke bahasa Inggris yang prosesnya butuh 14 hari kerja. Plan awal saya minggu ke 3 semua berkas harus sudah saya kirim karena Desember ada Natal dan Tahun Baru, banyak liburnya. Kebayang kalau ijazah baru selesai 13 Desember, translatenya sendiri baru bisa diambil 26 Desember, lewat deh target saya.. tinggal deg-degan aja ini berkasnya bisa sampai ke Jepang on time atau enggak. 

Sambil menunggu ijazah saya mengerjakan application form dan field of study and research plan yang sudah saya cicil sejak akhir November kemarin tapi belum di fiksasi. Nah, form kedua ini butuh pemikiran ekstra karena nggak bisa dikerjakan dalam semalam. Banyak yang merekomendasikan untuk mengerjakannya sejak 6 bulan sebelumnya dan saya rasa itu waktu yang optimum. Saya sendiri, karena baru terbayang akan apply MEXT di akhir Oktober, nggak punya waktu banyak, hanya sekitar 2 minggu efektif dan 1 minggu untuk diskusi dengan pembimbing S2 saya untuk mendapatkan pencerahan sekaligus fiksasi. Tanggal 15 Desember, kedua form ini done!

Intinya, untuk field of study ini saya ceritakan tentang background saya dan penelitian saya semasa S2 dan kemudian rencana penelitian saya untuk S3 nanti. Nah kalau proposed study and reseach plan, saya buat menjadi 2 poin, untuk sinopsis rencana penelitian saya di lembar terpisah, untuk proposed study and plan-nya saya buat timeline rencana study selama 3,5 tahun ke depan dengan research student.

Tapi ada masalah baru. Sejak awal Desember saya cek website Kagoshima University belum ada informasi tentang MEXT U to U yang membuat saya sempat khawatir tidak ada slot untuk itu, tapi pas tanggal 15 Desember saya buka tiba-tiba ada syarat tambahan untuk mengirimkan Certificate of Health yang mana itu harus diisi oleh Dokter.  Tanggal 16 nya saya juga dapat email dari sensei untuk mengirimkan Certificate of Health dan dokumen lainnya tanggal 25 Desember. Seketika, Duh! Garuk-garuk kepala. Kenapa baru tau informasinya -_- Alhamdulillah translate ijazah saya selesai 24 Desember. Tapi masih ada masalah. Masalah 1, Dokter nggak akan mau ngisi kalau kita nggak medical check up dulu. Masalah 2, tanggal 25 adalah Libur Internasional yang artinya saya nggak bisa kirim surat. Solusinya, kirim tanggal 24 tanpa Certificate of Health atau kirim lengkap tapi agak lama.

Akhirnya 19 Desember saya ke RSUD Kota Bogor untuk Medical Check Up, tapi saya diminta balik lagi besok paginya dan baru diberitahu kalau saya nanti harus membayar sekitar 550 ribu untuk tes fisik, darah, rontgen thorax dan tes mental. Nah tes mental ini yang paling mahal plus bikin surat sehat saya keluarnya telat karena dokternya lagi di Aceh. Saya konfirmasi katanya selesai Senin 26 Desember, ternyata itu cuti bersama dan baru bisa diambil 27 Desember. Wahhh wallohualam ini banyak-banyak do'a aja.

Selasa, 27 Desember pagi akhirnya saya ke RSUD lagi dan alhamdulillah kata perawatnya suratnya sudah selesai tinggal menunggu tandatangan dokter saja. Saya diminta menunggu sekitar 30an menit, saya googling2 saja di MCU RSUD. Setelah dapat surat, saya rapikan berkas, saya foto suratnya (nggak sempat fotokopi dan scan seperti berkas lainnya) dan langsung gerak cepat naik motor ke kantor pos Bogor Kota karena saya pikir lebih dekat dari RSUD daripada ke Darmaga dan dari Kota pasti langsung dicollect ke Jakarta, lebih cepat 1 step dibanding kalau saya kirim dari Darmaga. Saya pakai EMS (gak mampu kalau pakai DHL) yang per 100 gram-nya sekitar 210an rb. Fix, hari itu selesai. Tinggal banyak-banyak berdo'a dan terus di tracking.

Alhamdulillah berkas sampai tgl 4 mepet banget dengan deadline dari MEXT yaitu tanggal 5 (setelah tertahan 3 hari, anw tgl 1,2 dan 3 Januari itu administrasi di Jepang libur total). Tapi seenggaknya kalau saya gagal, itu bukan karena berkas saya nggak sampai. Wallohu alam.

***

Research Student U to U atau MEXT U to U atau Japanese Government Scholarship University Recommendation adalah istilah yang sama dimana pelamar direkomendasikan oleh universitas tujuan di Jepang kepada MEXT untuk memperoleh beasiswa. Berbeda dengan G to G dimana kita mengirim semua berkasnya ke kedutaan dan di seleksi oleh kedutaan baru direkomendasikan ke MEXT, untuk U to U kita mengirim berkas ke universitas tujuan dan seleksinya dilakukan oleh universitas tujuan itu sendiri baru direkomendasikan ke MEXT.

Info lengkapnya bisa dibaca di web Kedutaan Besar Jepang di Indonesia dan pengumuman tiap tahunnya akan selalu diumumkan di web MEXT (dalam bahasa Jepang) juga website masing-masing universitas. 

Yang harus diperhatikan adalah DEADLINE-nya berbeda-beda tiap universitas, jadi pantengin website-nya jangan sampai kelewat infonya. 

Nah, syaratnya apa aja? Secara Umum adalah:

1. Application Form

2. Field of Study and Research Plan Form

3. FC Ijazah (bahasa Inggris)

4. FC Transkrip (bahasa Inggris)

5. FC TOEFL, IELTS atau JLPT 

6. FC Passport (halaman yang ada fotonya)

7. Foto berwarna 3.5 x 4.5 ditempel di formulir

8. Rekomendasi dari dekan atau yang lebih tinggi (Tertujunya harus "The President of .... University, pakai kop surat resmi dan di tandatangani asli oleh pemberi rekomendasi)

9. Resume/Abstract Thesis

10. Cek di web uni tujuan kalau ada syarat khusus yang diajukan, seperti saya waktu apply ke Kagoshima University saya diminta mengirimkan "Certificate of Health" yang harus diisi oleh dokter.

 *Ini kesibukan di akhir tahun di sela-sela wisuda dan ngasisten